Science-Fiction & Fantasy Convention: Der Aufwand hinter den Kulissen

Die von der luxemburgischen Science-Fiction & Fantasy Society (SFFS) ins Leben gerufene Convention zieht seit 2014 fast jährlich Tausende Besucher aus allen Ecken des Landes an und hat sich auch international einen Namen gemacht. Die SFFS besteht aus einem Team engagierter Freiwilliger und ist neben der LuxCon auch an Events wie dem „Butschbuerger Buergfest“, dem größten Mittelalterfest der Großregion, beteiligt.

Gérard Kraus ist Präsident der Organisation sowie Koordinator der LuxCon. 2013 war er an einer Art Vorgängerevent beteiligt, das sich um Tabletop-Spiele drehte. Der Erfolg dieser Veranstaltung motivierte ihn und die SFFS, im darauffolgenden Jahr die LuxCon ins Leben zu rufen. Während bei der ersten Ausgabe in der „Schungfabrik“ in Tetingen rund 1.300 Besucher gezählt wurden, rechnet er heute mit etwa 5.000 Gästen übers Wochenende. Mittlerweile wird die LuxCon bereits zum dritten Mal in Folge im „Forum Geesseknäppchen“ in Luxemburg-Stadt stattfinden.

Um ein solches Event jährlich erfolgreich umzusetzen, braucht es laut Gérard Kraus die nötige Erfahrung, helfende Hände und ausreichend Elan für die Science-Fiction- und Fantasy-Szene. Er arbeitet mit einem Kernteam von etwa 20 bis 25 Personen, die sich um die verschiedenen Abteilungen wie z.B. Kunst, Literatur, Cosplay, Logistik oder Catering kümmern. Hinzu kommen über 60 Freiwillige, die sich für das kommende Wochenende gemeldet haben, um da anzupacken, wo Bedarf besteht.

Herausforderung Sponsoring

Gérard Kraus zufolge ist die größte Herausforderung das Sponsoring. Es sei sehr zeitintensiv, Sponsoren davon zu überzeugen, Geld oder logistische Unterstützung bereitzustellen. Letzten Endes entscheidet das vorhandene Budget darüber, wie groß das Angebot ausfallen kann. Da Eintrittspreise für die LuxCon mit 5 Euro für den Tageseintritt und 9 Euro für das gesamte Wochenende bewusst niedrig gehalten werden sollen, ist man auf zusätzliche finanzielle Unterstützung angewiesen.

Neben Sponsoring spielt auch die langfristige Planung eine wichtige Rolle. So begannen die Vorbereitungen für die LuxCon 2027 bereits rund einen Monat vor der aktuellen Ausgabe. Das Datum für die zukünftige Convention wurde frühzeitig reserviert und das Team der SFFS kontaktiert bereits potenzielle Gäste lange im Voraus. Besonders bei internationalen Autoren und Schauspielern muss frühzeitig geklärt werden, ob eine Teilnahme an der LuxCon 2027 in deren oft vollen Terminkalender passt. „Je gefragter der Gast, desto höher können die Gagen ausfallen und desto schwieriger kann es sein, Zusagen zu bekommen“, erklärt Gérard Kraus.

Der Aufbau im „Forum Geesseknäppchen“ startet am Donnerstag dieser Woche und endet freitags. Mit den Jahren ist der organisatorische Teil der LuxCon um einiges einfacher geworden, da aus den bisherigen Erfahrungen, Erfolgen und Misserfolgen gelernt wurde und die bestehenden Partnerschaften mit Sponsoren und Gemeinden weiter ausgebaut wurden.

„Am Ende ist es die ganze Mühe wert“, findet Gérard Kraus. „Ich möchte Menschen zusammenbringen.“ Es bereite ihm große Freude, zu beobachten, wie neue Besucher, welche anfangs vielleicht noch etwas zurückhaltend sind, sich nach und nach öffnen und schließlich Teil der stetig wachsenden Geek-Gemeinschaft werden. Dieser Austausch, wie auch die Möglichkeit, Neues für sich zu entdecken, machen für ihn den eigentlichen Kern der LuxCon aus.