Papierverbrauch soll gesenkt werden

In den 100 verschiedenen Verwaltungen werden jedes Jahr um die 1.600 Meter an Akten erstellt, was mehreren tausend Seiten Papier entspricht. Hinzu kommt, dass jede Verwaltung ihr eigenes System für ihre Akten besitzt. Dies wiederum erschwert den Austausch von Dokumenten auf elektronischem Weg zwischen den verschiedenen Ministerien.

Ein in den vergangenen Monaten entwickeltes System soll hier Abhilfe schaffen. Die delegierte Ministerin für die Öffentliche Verwaltung und die Administrative Reform, Octavie Modert, stellte am Montag das Projekt Sidoc („Système intégré de gestion électronique des documents“) der Presse vor. Vorrangiges Ziel sei es, im Rahmen der „Modernisierung“ des Staatsapparats allen Verwaltungen eine einheitliche Datenverwaltung aufzuerlegen.

Der Austausch von Dokumenten zwischen den Ministerien geschieht zurzeit noch oft per Papier oder E-Mail. Einige Verwaltungen benutzen sogar eigene elektronische Dateisysteme.

Risiken des Papiers

Der Austausch von Informationen per Papier birgt allerdings mehrere Risiken. So erlaubt dieser Weg keine gute Kontrolle darüber, wer Zugang zum Dokument hat. Zudem lasse sich auf einem Papierdokument nicht nachverfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und ein Papierdokument könne sich sehr leicht verändern.

Wird Papier benutzt, lasse sich nicht vermeiden, dass mehrere Kopien eines Dokuments angefertigt werden, was zu Durcheinander führen kann. Elektronische Akten sind gegenüber Papierdokumenten einfacher zu archivieren und leichter wiederzufinden. Schließlich kann Papier leicht beschädigt oder vernichtet werden.

„Gestion électronique de documents“

Die „gestion électronique de documents“ (GED) setzt beim Erstellen einer Akte an: Schickt ein Bürger ein Papierdokument an eine Verwaltung, wird dieses in eine elektronische Form umgewandelt. Diese wird dann für die Weiterverarbeitung benutzt. Die GED wird im Folgenden ebenfalls für die Klassierung und Aufbewahrung und für die Verbreitung der Dokumente angewendet. Dadurch soll der Zugriff auf Akten schneller, transparenter und sicherer werden. Ein verminderter Papiergebrauch soll auch die Kosten der Archivierung und des Aktentransportes senken. Man hoffe, dass durch eine noch stärkere Verbreitung der elektronischen Unterschrift auch die Bürger mehr dazu übergehen, Dokumente auf dem elektronischen Weg an die Verwaltungen zu übermitteln.

Die GED wird schon seit Beginn des Monats im Ministerium der Öffentlichen Verwaltung benutzt. In Kürze soll es auch im Wirtschaftsministerium und im „Institut national d’administration publique“ angewendet werden. Die Installierung beim staatlichen Informatikzentrum und im Außenministerium ist im Gange.
In den nächsten Jahren soll die GED auf andere staatliche Verwaltungen ausgedehnt werden.