Luxemburg ist im Ausnahmezustand. Seit mehr als einer Woche gelten strikte Ausgangsbeschränkungen, Fortbewegungen in der Öffentlichkeit sind nur noch in Ausnahmefällen zugelassen. Möglichst viele Menschen sollen in den eigenen vier Wänden bleiben und Sozialkontakte meiden. Das gilt natürlich auch für die Arbeit. So wurden die Unternehmen dazu aufgerufen, ihre Angestellten soweit es geht von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Nur so könne die exponentiell steigende Ansteckungskurve gestreckt und eine zu rasche Ausbreitung des Virus eingedämmt werden, so das Argument der Behörden.
Neu ist das Konzept nicht. Und doch stellt die Entwicklung viele Firmen und Angestellte vor eine neue Herausforderung: Nicht jedes Unternehmen war so kurzfristig auf das Arbeiten im Homeoffice eingestellt. Während verschiedene Agenturen und Dienstleister ihren Mitarbeitern schon länger eine gewisse Mobilität ermöglichen, mussten bei so manchem Betrieb erst mal die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. Dass ausgerechnet ein Virus die Unternehmen nun dazu zwingt, digitaler zu denken, erscheint auf den ersten Blick denn auch durchaus ironisch.
Europäischen Statistiken zufolge steht rund die Hälfte der EU-Bürger der Telearbeit immer noch skeptisch gegenüber. Die größte Sorge sei dabei eine mögliche Vermischung von Arbeitszeit und Freizeit. Hier gilt es denn auch, klare Richtlinien zu setzen. Denn: Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter im Homeoffice eher mehr arbeiten als weniger. Experten zufolge spielen verschiedene Gründe eine Rolle. So falle es den Betroffenen schwerer, sich von der Arbeit zu lösen, da es keinen Heimweg zu bewältigen gibt und keine andere, klare Trennung vorliegt. „Zudem wollen viele Menschen nicht den Eindruck aufkommen lassen, sie hätten nichts gearbeitet. Also wird lieber mehr getan als zu wenig“, so Experten.
Pausen einplanen!
Es sei daher wichtig, den Tag – zeitlich wie räumlich – zu strukturieren und zu begrenzen. Daher die Empfehlung, den Laptop weder am Esstisch noch auf der Couch aufzuklappen. Wer im Homeoffice arbeitet, braucht einen festen, idealerweise abgetrennten Arbeitsplatz. Außerdem sollte man einen gewissen Alltagsrhythmus beibehalten – so weit das in der aktuellen Situation überhaupt möglich ist.
„Das kann mit dem Kaffee und einer Zeitung am Morgen beginnen und mit dem Schließen des E-Mail-Programms am Abend enden. Wichtig ist die Struktur“, empfiehlt etwa Detleff Bittner vom Institut der Deutschen Wirtschaft. Im Selbstmanagement gehe es darum, Routinen zu entwickeln, erklärt Bittner. Dazu gehöre beispielsweise auch die Wahl der Kleidung. Wer im Pyjama am Schreibtisch sitzt, befinde sich eher im Freizeit- als im Arbeitsmodus. Darunter leide die Konzentration.
Pausen und Phasen der Entspannung nehmen auch zu Hause eine wichtige Rolle ein. Dabei helfe es sogar, nur ab und an aus dem Fenster zu schauen oder sich ein Getränk zu holen, empfiehlt Bittner. „Grundsätzlich gilt: Ein guter Manager plant auch Pausen ein.“ Nur so könne man anschließend wieder konzentriert und effektiv weiterarbeiten. Deshalb sei es angebracht, bereits am Vormittag feste Zeitfenster für Pausen einzuplanen. „Am besten schriftlich!“, so der Experte für Zeit- und Projektmanagement. Mittags sollte man – soweit möglich – kurz in die frische Luft: „Garten oder Balkon reichen aus. So kann der Körper nach mehreren Stunden vor dem Computerbildschirm wieder Energie tanken.“
Das renommierte amerikanische Wissenschaftsmagazin „Science Mag“ geht sogar einen Schritt weiter und empfiehlt, in diesen angespannten Zeiten auf Entspannungsmethoden zu setzen: „Oberste Regel ist, die physische und mentale Gesundheit nicht zu vernachlässigen“, heißt es in der jüngsten Online-Ausgabe zur aktuellen Coronakrise. „Man sollte meditieren! Auf den guten alten Hampelmann zurückgreifen. Oder Yoga praktizieren! Was auch immer funktioniert: Tun Sie es, um Körper und Seele im Gleichgewicht zu behalten“, so der Ratschlag.
Für Menschen, die nicht unbedingt in die frische Luft können, empfiehlt Bittner indessen eine Abfolge einfacher Übungen wie Liegestützen, Kniebeugen, Frontstützen und Oberkörperbewegungen. Jede Übung sollte 30 Sekunden anhalten, bevor 20 Sekunden Pause eingelegt werden. „Machen Sie zwei bis vier Durchgänge, und das dreimal die Woche. Und schon fühlen sich Körper und Geist besser“, so der Experte.
Elementare Sicherheitsregeln
Dass viele Unternehmen kaum Erfahrungen mit dem Konzept haben, weiß auch „Security made in Lëtzebuerg“, kurz Smile. Die öffentliche Interessengemeinschaft („Groupement d’intérêt économique“) wurde im Februar 2015 ins Leben gerufen, unter anderem um interessante Informationen und Hinweise aus dem Luxemburger Netzsicherheitsökosystem zusammenzutragen und die Öffentlichkeit entsprechend zu beraten.
„Wer von zu Hause aus arbeiten kann, sollte dies auch machen. Die Sicherheit der Menschen geht vor“, erneuert Yolande Roller den Aufruf, der dieser Tage immer wieder in der Öffentlichkeit zu hören ist. Allerdings sollte man bei aller Sicherheitsvorkehrungen für den Menschen die Vorsichtsmaßnahmen gegen Angriffe im Netz nicht vernachlässigen, fährt die Sprecherin der Initiative fort. Angesichts der relativen Unerfahrenheit vieler Akteure lauern vor allem im Rahmen der Telearbeit derzeit viele Gefahren im Netz.
Die Initiative hat nun etliche Ratschläge zusammengetragen, die Neuanfängern und Profis im Homeoffice helfen sollen, den Risiken aus dem Weg zu gehen. Was die Hardware angeht, sei es denn gleich von vornherein der Aufruf, besonders gut aufs Material wie Laptop, Telefon, Tablet und Kabel zu achten. Auch sollte man sicherstellen, dass sämtliche Programme und Treiber auf dem neuesten Stand sind. Dies gelte insbesondere fürs Antivirenprogramm. „Und sollten Sie mit sensiblen Daten arbeiten, müssen Sie darauf achten, dass keine unbefugte Drittperson auf den Bildschirm blicken kann“, so ein weiterer Rat der Initiative. „Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollte die Maschine denn auch gesperrt werden.“
Es sind elementare Ratschläge, die einleuchten. Und doch werden sie immer wieder vernachlässigt, stellen die Experten fest. Deshalb sollte man sich vergewissern, dass das Arbeitsmaterial bei Nichtbenutzung auch wirklich ausgeschaltet bzw. sicher aufbewahrt wird. Wichtig sei auch ein starkes Passwort: „Um den Zugang zum Inhalt zu erschweren, sollte das Gerät verloren gehen oder gestohlen werden“, fährt die Sprecherin fort.
In puncto E-Mail ist es der Ratschlag, für berufliche Zwecke auf keinen Fall das private Konto mit den persönlichen Daten zu nutzen. „Sollten Sie aber nicht daran vorbeikommen, vergewissern Sie sich bitte, dass die Anhänge verschlüsselt werden und sich keine persönlichen Informationen mehr im Inhalt befinden“, lautet der dringende Aufruf von Smile. Überhaupt sollte man nur verschlüsselte Nachrichten versenden. Außerdem sollte man keinesfalls öffentliche oder nicht bekannte Netzwerke nutzen. „Dann lieber mit dem Telefon ein Hotspot einrichten und über 3G oder 4G ins Netz gehen“, so der Rat.
Viele Unternehmen helfen den Angestellten mit Sicherheitsvorkehrungen, etwa indem sie mit VPN-Zugängen ausgestattet werden. Sollte dennoch Informationsbedarf bestehen, hilft Smile mit weiteren Ratschlägen auf securitymadein.lu.
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