VereinslebenLuxemburg: Wie Klubs in Zeiten von Corona ihre Generalversammlungen organisieren

Es ist Januar. Einer der Monate, in denen viele Vereine in Luxemburg üblicherweise ihre jährliche Hauptversammlung organisieren. Üblicherweise. Denn angesichts der zunehmenden Verbreitung von Omikron ist man sich in einigen Vorständen noch unsicher darüber, ob man ein Zusammentreffen aller Mitglieder aktuell organisieren soll. Andere „Associations sans but lucratif“ (Asbl.) haben sich bereits dazu entschieden, ihre Generalversammlungen zu verschieben oder gar abzusagen. 

Das kam bei der hauptstädtischen „Harmonie Municipale Rollingergrund“ nicht infrage. Denn vieles fiel in den letzten zwei Jahren aus. „Proben, Konzerte, die Springprozession – alles wurde abgesagt. Wir sind ja nicht nur für unsere Musikanten da, sondern wollen auch den Leuten in den Stadtvierteln etwas bieten. Mich haben Menschen angerufen und gefragt, ob es die ‚Musek’ überhaupt noch gibt“, erzählt Präsident Jos Neuser. Um den Verein am Leben zu halten, wolle man nun endlich wieder zusammenkommen.

Im vergangenen Jahr wurde die Generalversammlung sozusagen schriftlich abgehalten – Berichte wurden den Mitgliedern zugeschickt, die während zwei Wochen eventuelle Bedenken dazu äußern konnten. Ein Verleihen der Medaillen an die Musikanten, die sie beispielsweise vom Dachverband der Musikgesellschaften (UGDA) für eine gewisse Anzahl von Jahren im Verein bekommen, war dabei nicht möglich. In diesem Jahr sollen diese Mitglieder nun endlich ihre Abzeichen erhalten.

Seit Ende November laufen die Vorbereitungen für die Hauptversammlung am kommenden Samstag – immer mit dem Gedanken einer eventuellen Absage im Hinterkopf. „Man muss sich in der aktuellen Situationen bewusst sein, dass es nach einer Pressekonferenz wieder heißen könnte ‚alles bleibt geschlossen’. Aber bis jetzt ist das ja nicht der Fall und falls doch, haben wir eben schon alles für den Sommer organisiert“, nimmt Jos Neuser die Situation mit Humor. Rund 55 aktive Mitglieder zählt der Verein sowie 350 Ehrenmitglieder – alle im Alter von zehn bis 80 Jahren.

Für die Generalversammlung, die nach den geltenden Regeln für Versammlungen organisiert wird, haben sich etwa 30 Personen angemeldet. Es gilt Maskenpflicht und es gibt ausreichend Sicherheitsabstand zwischen den Sitzplätzen. „In der Hälfte werden wir zudem gut lüften. Gewöhnlich habe ich am Schluss dann immer gesagt ‚geht noch nicht nach Hause’ und die Versammlung ist mit einem kleinen Fest zu Ende gegangen. In diesem Jahr allerdings werde ich der Erste sein, der die Leute nach Hause schickt“, bedauert Jos Neuser.

Im Süden des Landes wollte man beim Photo-Club Esch ursprünglich erst einige Tage vor der Generalversammlung am 28. Januar entscheiden, ob diese mit CovidCheck unter 2G+ sowie zusätzlicher Maskenpflicht und Schnelltests vor Ort durchgeführt oder aber per Videokonferenz abgehalten wird. Im „Comité“ am Dienstagabend wurde sich nun aber frühzeitig auf die zweite Option geeinigt.

Denn nach Kontakten mit positiv Getesteten musste bereits die Vorstandssitzung online stattfinden. „Sollte nächste Woche ein ähnlicher Fall eintreten, könnte der Vorstand nicht komplett an der Generalversammlung teilnehmen“, erklärt Präsident Jan Guth. Da allerdings alle Verantwortlichen Rede und Antwort stehen sollen und ein Hin und Her zwischen zugeschalteten sowie Mitgliedern vor Ort vermieden werden soll, wurde sich kurzerhand für die komplette Durchführung in virtueller Form entschieden. 

Damit hat man im vergangenem Jahr bereits gute Erfahrungen gemacht: Von zu Hause aus kamen die Mitglieder in einer Videokonferenz über die Plattform „Zoom“ zusammen. Durch Abstimmung per Handzeichen wurde sogar ein neues Vorstandmitglied gewählt. Von den aktuell rund 80 Fotobegeisterten im Verein schalteten sich 2021 auch welche aus dem Ausland dazu. „Nur einer hatte Schwierigkeiten wegen der Internetverbindung. Ansonsten hat es exzellent geklappt und alle waren zufrieden“, erinnert sich Jan Guth.

Wie man im Gespräch mit dem Präsidenten heraushört, wird in dem Verein – in dem der Altersdurchschnitt bei 54 Jahren liegt – aber auch Wert auf Inklusion gelegt: Eine einfache Präsentation in großer Schrift diente Menschen, die schlecht hören und sehen, schon bei der Versammlung 2021 als Orientierung. Zudem wird darauf geachtet, dass die zwölf Mitglieder ohne Internetzugang via passendes Material vom Zuhause eines anderen Mitglieds aus an der Generalversammlung 2022 teilnehmen können. Oder sie leihen sich bei Jan Guth ein Tablet aus. 

Dass die „Assemblées générales“ von gemeinnützigen Vereinen überhaupt per Videokonferenz stattfinden können, macht seit der Corona-Pandemie eine Ausnahmeregelung möglich. Sollte diese anfangs nur bis Ende 2021 gelten, wurde sie dann bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Der Gesetzestext hält unter anderem fest, dass Mitglieder bei einer solchen Versammlung nicht unbedingt physisch präsent sein müssen, sondern auch auf zwei andere Arten teilnehmen können: über eine schriftliche bzw. elektronische Abstimmung oder aber per Videokonferenz.

Das ist allerdings nur unter der Bedingung möglich, dass Teilnehmer auch identifiziert werden können. „Bei einer Videokonferenz beispielsweise bedeutet das, dass man erkennen muss, wer zugeschaltet ist“, erklärt Jurist Marc Theisen die gesetzlichen Vorgaben. In dem Zusammenhang erinnert er daran, dass die Mitgliederlisten aktuell sein müssen, damit auch klar ist, wer zur Abstimmung berechtigt ist. Übrigens: Sofern in der Vereinssatzung nichts anderes vorgesehen ist, werden Beschlüsse bei der Generalversammlung mit der Mehrheit der Anwesenden gefasst. 

Um den in puncto Organisation manchmal schwierigeren Ablauf einer virtuellen Generalversammlung nicht noch komplizierter zu machen, rät Marc Theisen dazu, sich dabei auf das Wesentliche – wie etwa den Aktivitätsbericht, die Präsentation des Haushaltes oder das Absegnen der Konten – zu konzentrieren. Wenn das Mandat von Vorstandsmitgliedern ausläuft, müssen allerdings auch Wahlen stattfinden. Das ist ebenfalls online oder per Fernwahl möglich. 

Wenn die sanitären Maßnahmen es erlauben, rät die „Agence du bénévolat“ vor allem kleineren Klubs dazu, die Generalversammlung vor Ort durchzuführen. Eine andere Möglichkeit sei das Verschieben um einige Wochen – sofern das laut Vereinssatzung geht. Denn in manchen Statuten wird der Zeitraum festgehalten, innerhalb dessen eine „Assemblée générale“ stattfinden muss. Ganz ausfallen lassen dürfe man diese nicht. Auch Jurist Marc Theisen unterstreicht, dass diese stattfinden muss.

In Vereinen, in denen die Hauptversammlung wegen der Pandemie aber abgesagt wurde, muss jetzt nicht gleich Panik aufkommen. Denn: „Kontrollen oder Sanktionen wie Geldstrafen sind nicht vorgesehen, auch muss niemand befürchten, deswegen nun ins Gefängnis zu kommen“, erklärt Marc Theisen schmunzelnd. Sollte es gerade vor dem Hintergrund einer Pandemie zu Versäumnissen kommen, rät der Jurist Vereinsmitgliedern dazu, nachsichtig zu sein und der allgemeinen Situation durch Corona Rechnung zu tragen.